keskiviikko 1. heinäkuuta 2015

Tietosuojaseloste



Ateljeekatu Osk TIETOSUOJASELOSTE 23.5.2018

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Ateljeekatu Osk (y-tunnus 2041429-4)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Tiina Rikala
Osoite: Ateljeekatu Osk, Kehräsaari 1, 33200 Tampere
Puhelin: 0442953962
Sähköposti: ateljeekatu@ateljeekatu.fi

Rekisterit

Asiakasrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään. Rekisteri sisältää henkilön nimen, osoitteen, puhelinnumeron sekä tilatun tuotteen tai palvelun tiedot.
Henkilötietoja käsitellään myös asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Tietojen säilytysaika
Laskutustietoja sekä verkkokaupan tilauksiin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukainen aika, kuluva vuosi ja kuusi edellistä vuotta. Korjausompelun yhteydessä kerätyt yhteystiedot käydään läpi kerran vuodessa ja hävitetään asianmukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä olevat tiedot ja oikaista virheelliset tiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisena yhteyshenkilölle.

Jäsenrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
Ateljeekatu osuuskunta pitää osuuskuntalain mukaista jäsenrekisteriä osuuskunnan jäsenistä. Osuuskunta käyttää tietoja työnantajavelvoitteiden täyttämiseen sekä jäsenviestintään. Rekisteri sisältää jäsenen nimen, osoitteen, puhelinnumeron sekä henkilötunnuksen. Osuuskunta saa tiedot jäsenen täyttämästä liittymislomakkeesta.
Tietojen säilytysaika
Osuuskunnan jäsententietoja säilytetään koko jäsenyyden ajan. Eronneiden jäsenten henkilötietoja säilytetään osuusmaksun palautukseen saakka. Palkkakirjanpito säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä olevat tiedot ja oikaista virheelliset tiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää sähköpostitse yhteyshenkilölle.


Jäsenfoorumi
Rekisterin käyttötarkoitus
Keskustelufoorumilla käydään jäsenten keskistä keskustelua osuuskunnasta.

Tietojen säilytysaika
Kun jäsenyys päättyy, poistetaan jäsenen tiedot foorumilta, myös kaikki hänen kirjoittamat kommentit. Jäsen voi halutessaan poistaa minkä tahansa kommenttinsa vielä foorumilla ollessaan. Muiden foorumin käyttäjien maininnat ja lainaukset jäsenen teksteihin jäävät foorumille.

Rekisteröidyn oikeudet
Jäsen hallinnoi kaikkia itsestään antamiaan tietoja itse.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
  3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Osuuskunnasta eronneiden jäsenten tietoja säilytetään osuusmaksun palautukseen saakka.

Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekistereiden henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Ateljeekatu osuuskunnan ulkopuolelle. Asiakkaan itsensä luovuttamia henkilötietoja käsittelevät myös maksuvälittäjät Checkout Finland Oy ja Paypal verkkokaupan tilauksien yhteydessä, sekä tuotteiden toimitusten yhteydessä Posti Group Oyj ja Matkahuolto. Jäsenrekisterin tietoja sekä laskutustositteita käsittelee myös kirjanpitäjä Pluscom Oy.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä osuuskunnan hallituksen valtuuttamilla henkilöillä.
Verkkokaupan henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Ateljeekatu osuuskunnan jäsenet ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
  1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
  2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
  3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
  4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
  5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
  6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
  7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html